Next Level Employee Experience bei EPSILON Palfinger

Bei einer neuen Ausgabe des LOLYO SUCCESS-talks gab Claudia Stundner, HR Senior Specialist und Projektinitiatorin bei EPSILON Timber & Recycling Cranes, spannende Einblicke in die Optimierung der Mitarbeitererfahrung durch den Einsatz der EPSI Mitarbeiter-App. Mit Fokus auf die Verbesserung der Kommunikation und der administrativen Abläufe in einem von Blue Collar Workern geprägten Umfeld, standen dabei beeindruckende Insights am Programm.

EPSILON Timber & Recycling Cranes, eine Tochterfirma der Palfinger Gruppe, beschäftigt am Standort Salzburg 250 Mitarbeitende und produziert jährlich rund 5.000 Holz- und Recyclingkrane. Die große Herausforderung des Unternehmens in der internen Kommunikation: Sowohl die Arbeitenden in der Produktion als auch die Angestellten effizient zu erreichen und zu informieren. Vor der Einführung der EPSI Mitarbeiter-App erfolgte die Informationsweitergabe größtenteils über das Schwarze Brett und durch Teammeetings, was oft zu Verzögerungen und Informationsverlust führte, wie Claudia Stundner im Rahmen des SUCCESS-talks eindrucksvoll schilderte. „Speziell die Arbeiter*innen lebten noch vom Flurfunk und vom Schwarzen Brett, das heißt, wir waren nicht alle miteinander vernetzt. Deswegen haben wir begonnen, nach effizienteren Lösungen zu suchen.“

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Hier der gesamte Talk zum Nachschauen:

 

94 % Beteiligung – einfach verbunden

Nach eingehender Recherche entschied sich das EPSILON-Team im Jahr 2022 die interne Kommunikation und Prozesse auf das nächste Level zu heben. Claudia Stundner leitete das Projekt, das innerhalb von neun Monaten von der Planung bis zum Rollout der EPSI Mitarbeiter-App umgesetzt wurde und dem Leitspruch „einfach verbunden“ folgte. Anfangs wurden 20 Mitarbeitende in den Testlauf einbezogen, um die Funktionen der App zu prüfen und erste Rückmeldungen zu sammeln.

Der offizielle Start erfolgte schließlich über Nacht, unterstützt durch QR-Codes und Plakate und erzielte in den ersten zwei Wochen nach Start bereits eine Registrierungsrate von 78%. Ein gelungener Launch mit großem Erfolg, wie auch die eindrucksvollen Nutzungszahlen belegen: „Mittlerweile haben wir etwa 94 % Beteiligung. Wir haben auch gelernt, anders zu kommunizieren. Statt auf seitenlange Texte setzen wir auf kurze, kompakte Inhalte, das kommt sehr gut an.“
 

5 Vorteile der EPSI Mitarbeiter-App

Seit Einführung der Mitarbeiter-App können Informationen direkt, schnell und ohne Umwege verteilt werden. Zudem bietet das innovative Social-Intranet, das sowohl am Smartphone als auch am Desktop zur Verfügung steht, eine Vielzahl von Funktionen, die den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden erleichtern:

1. Onboarding: Neue Kolleg*innen erhalten einen App-Zugang und verfügen ab dem ersten Arbeitstag über sämtlichen relevanten Informationen. Das minimiert den internen administrativen Aufwand und unterstützt den einfachen Unternehmenseinstieg.

2. Digitales Antragswesen: Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere administrative Vorgänge können direkt über die App eingereicht werden. Dies spart Zeit und reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.

3. Speisepläne: Die Essensbestellungen erfolgen nun digital über die App, was den Prozess sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Betriebsküche vereinfacht. Mitarbeitende können sonntags von zu Hause ganz bequem ihre Essensbestellungen für die Woche aufgeben.

4. Push-Nachrichten: Erinnerungen und wichtige Informationen werden direkt auf das Smartphone der Mitarbeitenden gesendet, sodass keine wichtigen Nachrichten und Termine – etwa den Abgabetermin der Essensbestellung – mehr verpasst werden.

5. Laufendes Feedback: Waren Mitarbeiter*innen-Befragungen früher ein aufwändiger Prozess, ermöglichen es digitale Kurz-Umfragen heute, schnell Meinungen und Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen, was die Beteiligung und das Engagement erhöht.

 

Veränderungen in der Unternehmenskultur

Die EPSI Mitarbeiter-App hat nicht nur die Kommunikation verbessert, sondern auch die Unternehmenskultur, das Zusammengehörigkeitsgefühl und Miteinander bei EPSILON positiv beeinflusst. Die Mitarbeitenden sind nun enger miteinander verbunden und fühlen sich besser informiert. Die Inhalte, die in der App besonders gut angekommen, sind vor allem persönliche Storys: „Wir hatten kürzlich einen Beitrag mit einem Foto von einem Mitarbeitenden, der in Pension gegangen ist, der hatte in kürzester 40 Likes, weil alle ihm gratulieren wollten.“

Die Möglichkeit, direkt mit der HR-Abteilung oder anderen Kolleginnen und Kollegen zu chatten, hat die internen Abläufe deutlich beschleunigt und die Zufriedenheit gesteigert, so Claudia Stundner. „Fragen, zum Beispiel rund um Gehaltsabrechnungen, werden jetzt schnell per Chat geklärt. Auch Termine mit der HR-Abteilung lassen sich unkompliziert vereinbaren. Das spart Zeit und Nerven für alle Beteiligten.“
 

Einführung Schritt für Schritt

Claudia Stundner riet Unternehmen im Rahmen des SUCCESS-talks, die Einführung einer Mitarbeiter-App Schritt für Schritt anzugehen: „Es ist wichtig, nicht sofort alle Funktionen auszurollen, sondern die Mitarbeitenden nach und nach an die neuen Möglichkeiten heranzuführen.“ Zudem empfahl die HR-Expertin, sich mit der LOLYO-Testversion auseinanderzusetzen. „Wer lange zweifelt, sollte die Testversion ausprobieren. Man kann nichts kaputt machen und bekommt schnell ein Gefühl für die Möglichkeiten der App.“
 

App-Launch mit Überraschungseffekt

Als Take-Home-Message für all jene Unternehmen, die auch planen, eine Mitarbeiter-App einzuführen, hat Claudia Stundner folgenden Rat parat: „Gut vorbereitet sein und beim Launch den Überraschungseffekt nutzen. Wir haben mit einer kleinen Testgruppe von 20 Personen gestartet und dann relativ schnell auf alle ausgerollt – und zwar ohne große Vorankündigung. Die Überraschung war groß, die Begeisterung auch.“