Binnen kürzester Zeit ausgebucht und ein voller Erfolg: Der erste „talks at work“ Kaffeeplausch powered by LOLYO brachte HR-, Marketing- und Kommunikationsexpert*innen aus unterschiedlichen Branchen am 25. Februar 2025 im Café Museum zusammen, um sich über digitales Onboarding auszutauschen. Im Fokus standen persönliche Erfahrungen, Best Practices und die brennende Frage, wie sich Onboarding-Prozesse mithilfe einer Mitarbeiter-App effizienter gestalten lassen.
Café Museum als perfekte Bühne für praxisnahe Einblicke
Beim Reden kommen die Leute zusammen, und im Kaffeehaus wird das besprochen, was wirklich wichtig ist. Daher bot das geschichtsträchtige Café Museum der Familie Querfeld in Wien den idealen Rahmen, um die „Kaffeeplausch“-Eventreihe zu starten. In entspannter Atmosphäre konzentrierte man sich auf ein zentrales Thema, das viele Unternehmen beschäftigt:
- Wie kann Onboarding digital via Mitarbeiter-App optimiert werden?
- Welche Tools stehen einem zur Verfügung?
- Und welche Fallstricke sollen vermieden werden?
Startschuss mit interaktivem Onboarding-Roulette
Mag. (FH) Margit Wickhoff eröffnete die Veranstaltung mit einem Onboarding-Roulette, das Teilnehmende direkt ins Gespräch brachte. Ihre persönlichen Erlebnisse mit Onboarding zeigten die Bandbreite an Herausforderungen: Viele wurden an ihrem ersten Arbeitstag mit Informationen regelrecht überschüttet, erhielten nicht die Unterlagen, die sie wirklich benötigten, bekamen eine standardisierte Onboarding-Mappe, die ihnen am Ende des Tages wieder abgenommen wurde oder hatten keine Übersicht mit Fotos und Namen ihrer neuen Kolleg*innen, um sich im Team zurechtzufinden. Was dabei deutlich wurde: So unterschiedlich ihre Erlebnisse waren, so verschieden sind auch die Ansätze, wie man die erste Zeit für Neuankömmlinge im Unternehmen optimieren kann. Oft hilft es dabei, sich in sie hineinzuversetzen.
Best Practice: Die Mitarbeiter-App „IDA“ von ISS
Eines der Highlights des Events war die Präsentation von Isabella Waldbauer-Schulner, MA (ISS Österreich), die eindrucksvoll zeigte, wie die Mitarbeiter-App IDA das Onboarding optimiert. Ein erfolgreiches Feature ist ein Avatar direkt in der App, der jegliche Fragen beantwortet und so Ängste und Sorgen von neuen Mitarbeitenden lindert. Auch der MITMACH-Booster von LOLYO bindet alle im Unternehmen stärker ein – darunter auch Arbeiter*innen, die selten am Firmenstandort sind – und motivieren sie zur Interaktion. Das verdeutlicht die hohe Interaktionsrate durch gefragte Goodies wie ein Termin zum Kaffeetrinken mit dem Chef. Waldbauer-Schulner lieferte praxisnahe Insights, wie jede*r über eigene Vorstellungs-Seiten für neue Mitarbeitende, automatisierte Geburtstagswünsche, Newsfeeds oder einen Kummerkasten mit Video-Antworten von einem leichteren Einstieg uns Unternehmen profitieren kann, der Spaß macht.
Nützliche Tipps & Tricks für erfolgreiches Onboarding
Im Anschluss daran ging Anna Umfahrer, BA (LOLYO) in ihrem Vortrag einerseits darauf ein, wie man Mitarbeitende automatisiert durch die App führt und so mit der neuen Anwendung vertraut machen kann, und andererseits, wie das Onboarden von neuen Kolleg*innen in ein Unternehmen per Mitarbeiter-App gelingt. Dabei zeigte sich: Beide Onboarding-Varianten können Hand in Hand gehen und effizient wie auch zeitsparend umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang ging sie auf einige nützliche LOLYO Features wie Automation, Kontaktliste, Custom Pages, Umfragen & Formulare, News und Pinnwand ein, die für diese Prozesse besonders hilfreich sein können.
Konkrete Learnings
Die Fachinputs haben verdeutlicht, wie sehr ein Überfluss an Papierkram am ersten Arbeitstag überfordert und welche Potenziale in einem modernen, persönlichen und automatisierten Onboarding via Mitarbeiter-App stecken. In einem offenen Austausch danach plauderten alle Teilnehmenden in lockerer Atmosphäre über ihre Erkenntnisse:
Die Fortsetzung folgt
Wer den ersten Kaffeeplausch verpasst hat, kann sich freuen: Denn weitere Events sind bereits in Planung – also dranbleiben!
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