Wie erreicht man mehr als 500 Mitarbeitende, wenn ein Teil im Büro sitzt, andere im Schichtbetrieb arbeiten und viele den Arbeitstag hinter dem Steuer verbringen? Die Weets Gruppe hat mit der Mitarbeiter-App „WEETS inside“ einen gemeinsamen digitalen Kommunikationskanal geschaffen, der unterschiedliche Arbeitswelten miteinander verbindet.
Bei der Weets Gruppe arbeiten rund 500 Mitarbeitende an mehreren Standorten und in unterschiedlichen Bereichen. Das Unternehmen ist aus einer klassischen Spedition heraus gewachsen und heute in verschiedenen Geschäftsfeldern aktiv. Neben dem Transportgeschäft gehören unter anderem ein Logistikzentrum mit mehr als 200 Mitarbeitenden, eine Maschinenbau- und eine Photovoltaik-Sparte sowie weitere Unternehmen zur Gruppe. Während einige Mitarbeitende täglich am PC arbeiten, sind andere in der Produktion, im Lager oder als Berufskraftfahrer unterwegs. Diese unterschiedlichen Arbeitswelten stellten die interne Kommunikation vor eine besondere Herausforderung. Informationen erreichten nicht immer alle Mitarbeitenden gleichzeitig. Wer nicht regelmäßig am Schreibtisch saß, bekam Neuigkeiten teilweise später oder erfuhr davon über öffentliche Kanäle. Aufgrund dieser Problematik suchte die Weets Gruppe eine moderne Lösung, um alle Mitarbeitenden zeitgleich und standortunabhängig zu erreichen.
Informationsfairness durch Mitarbeiter-App
Die Mitarbeiter-App sollte dabei nicht lediglich einen weiteren Kanal schaffen. Vielmehr ging es darum, Informationen an einem zentralen Ort zusammenzuführen und für die gesamte Belegschaft zugänglich zu machen. Auch Dokumente sollten nicht mehr an verschiedenen Stellen gesucht werden müssen. „Dass wir Dokumente an einem Ort sammeln können und man auch außerhalb des Unternehmens Zugang dazu hat, waren zusätzliche Pluspunkte, die kleinere Probleme quasi mit aufgehoben haben“, erklärt Nanninga. Der Wunsch nach besserer interner Kommunikation war allerdings nicht neu. Gerade aus den operativen Bereichen gab es immer wieder die Rückmeldung, dass Informationen zu spät oder gar nicht ankamen. Für die Weets Gruppe wurde damit zunehmend deutlich: Wenn Büro und Fahrer, Produktion und Verwaltung oder unterschiedliche Standorte wirklich miteinander verbunden werden sollen, braucht es einen Kanal, der für alle funktioniert.
Vom Mitarbeiter-App Vergleich zur Entscheidung für LOLYO
Zunächst wurden unterschiedliche Möglichkeiten diskutiert. Für die kaufmännischen Mitarbeitenden gab es bereits einen Teams-Kanal. Für die operativen Bereiche stand auch ein WhatsApp-Kanal im Raum. Aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken wurde dieser Ansatz jedoch nicht weiterverfolgt. Stattdessen verglich das Unternehmen verschiedene Anbieter von Mitarbeiter-Apps und stellte die Optionen der Geschäftsführung vor. Dabei konnte sich LOLYO im Vergleich besonders gut positionieren. „LOLYO war bei unserem Mitarbeiter-App Vergleich ganz vorne mit dabei“, erzählt Marketingverantwortliche Celine Bakovic. Neben den Funktionen spielte auch das Preismodell eine Rolle. Die Weets Gruppe wollte nicht für Lizenzen bezahlen, die am Ende möglicherweise gar nicht genutzt werden. „Für uns war attraktiv, dass wir nicht 500 Lizenzen kaufen müssen, wenn sich am Ende weniger Mitarbeitende registrieren“, erklärt Bakovic. Auch die intuitive Bedienbarkeit überzeugte das Team. Gerade weil die Mitarbeiter-App später von Mitarbeitenden mit ganz unterschiedlichen digitalen Vorkenntnissen genutzt werden sollte, war eine einfache Handhabung wichtig. „Die Präsentation und Demo von LOLYO waren sehr gut und einfach zu verstehen. Auch die Testversion war sehr einfach zu bedienen und klar aufgebaut“, erinnert sich Jule Nanninga. Und auch im direkten Vergleich mit anderen Anbietern habe sich ein Unterschied gezeigt: „Bei anderen Anbietern war manchmal gar nicht so klar, wie man weiterkommt. Bei LOLYO war das nicht der Fall, es war sehr intuitiv.“
„Weets Inside“
Für die Weets Gruppe sollte die Mitarbeiter-App nicht einfach ein weiteres Softwaretool sein. Sie bekam deshalb einen eigenen Namen: „WEETS inside“. Auch die Einführung wurde bewusst Schritt für Schritt angelegt. Zunächst erhielten Führungskräfte und Abteilungsleitungen Zugang. Sie konnten sich mit der Mitarbeiter-App vertraut machen, Funktionen ausprobieren und Feedback geben. Erst danach wurde die gesamte Belegschaft informiert und eingebunden. Für die Kommunikation zur Einführung nutzte das Unternehmen unter anderem Teams und ein persönliches Mitarbeiterschreiben. Ein QR-Code machte den Zugang zur Mitarbeiter-App einfach. Zusätzlich war geplant, Mitarbeitende, die weniger Erfahrung mit digitalen Anwendungen haben, bei Veranstaltungen direkt bei der Einrichtung zu unterstützen. „Wir wollten unsere Mitarbeitenden bei der Einführung der Mitarbeiter-App einfach ein bisschen abholen“, sagt Nanninga. Der Start zeigte schnell, dass das Interesse groß war. Bereits in der ersten Woche registrierten sich rund 100 Mitarbeitende, darunter etwa 20 Führungskräfte. Nach kurzer Zeit waren es rund 230 Nutzerinnen und Nutzer. Für ein Unternehmen aus der Logistik und Transportbranche ist diese Entwicklung besonders interessant. Denn hier arbeiten viele Menschen nicht täglich mit digitalen Kommunikationssystemen. „Gerade im Bereich Logistik und Transport ist es schwierig, alle Mitarbeitenden digital zu erreichen. Deshalb ist es schon bemerkenswert, wie gut die Mitarbeiter-App angenommen wird“, freut sich Nanninga.
Nachrichten landen nun in Echtzeit und standortunabhängig bei allen
Inzwischen bilden regelmäßige Nachrichten einen zentralen Bestandteil von „Weets Inside“. Informationen aus dem Unternehmen können direkt über die Mitarbeiter-App geteilt werden, von Neuigkeiten aus einzelnen Bereichen über Fotos von Veranstaltungen bis hin zu Informationen für die gesamte Belegschaft. Dabei hat sich auch für das Marketing die tägliche Arbeit verändert. Inhalte, die früher vor allem über öffentliche Social-Media-Kanäle kommuniziert wurden, können heute zusätzlich direkt intern ausgespielt werden. Für Celine Bakovic ist das ein entscheidender Unterschied. „Jetzt fühlt man sich auch gut dabei, weil man weiß, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit hatten, vorher informiert zu werden und nicht erst durch Facebook oder Instagram. Man kann mit gutem Gewissen weiter im Marketing arbeiten, weil man weiß, dass die Mitarbeitenden informiert sind.“ Damit wird die Mitarbeiter-App zu einem eigenen internen Informationskanal. Auch kleinere Themen finden dort ihren Platz. „Die Mitarbeitenden sind jetzt wirklich informiert, auch über Kleinigkeiten. Es gibt zum Beispiel ein internes Tippspiel oder andere Dinge, die wir in der Mitarbeiter-App platzieren können. So merken die Mitarbeitenden, dass wir an sie denken und wir intern wirklich etwas für sie tun wollen.“
Direkter Kontakt zu Berufskraftfahrern
Eine der Funktionen, die im Arbeitsalltag einen besonders praktischen Unterschied macht, ist der Chat. Gerade für das Marketingteam erleichtert er die direkte Kommunikation mit Berufskraftfahrern enorm. „Die Chat-Funktion ist wirklich sehr hilfreich, um schnell die Fahrer zu kontaktieren. Man hat die Kontaktdaten nicht mehr auf seinem Handy und muss nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Wir können das einfach vom PC aus machen. Gerade für uns im Marketing macht das vieles sehr, sehr einfach.“ Die Mitarbeiter-App schafft damit nicht nur einen schnelleren Kommunikationsweg. Sie verändert auch, wer miteinander in Kontakt kommt. „Man lernt durch die Mitarbeiter-App auch die eigenen Mitarbeitenden noch mal mehr kennen. Wir haben jetzt Kontakt zu Fahrern, die wir vorher wahrscheinlich noch nicht einmal in unserem Leben gesehen haben, weil die unterwegs sind und wir hier oben im Büro sitzen.“ Damit wird ein Effekt sichtbar, der über die ursprüngliche Zielsetzung hinausgeht: Die Mitarbeiter-App hilft dabei, die Distanz zwischen Büro und Straße, Verwaltung und operativen Bereichen zu verringern. „Man ist mit der Mitarbeiter-App noch besser vernetzt“, fasst Bakovic zusammen.
Wenn aus einem Büro-Tippspiel ein gemeinsames Erlebnis wird
Wie diese Vernetzung im Alltag funktioniert, zeigt ein kleines Beispiel. Ein internes Tippspiel, das bisher vor allem unter Kolleginnen und Kollegen im Büro stattfand, wurde über die Mitarbeiter-App für die gesamte Belegschaft geöffnet. „Das Tippspiel wurde auch in der Mitarbeiter-App geteilt und dadurch konnten zum Beispiel auch Berufskraftfahrer mitmachen“, erzählt Jule Nanninga. Tatsächlich meldeten sich daraufhin auch Berufskraftfahrer zum Tippspiel an. Für das Team ist das ein kleines, aber aussagekräftiges Beispiel dafür, wie die Mitarbeiter-App unterschiedliche Gruppen innerhalb des Unternehmens zusammenbringen kann. Auch die digitale Pinnwand wird von den Mitarbeitenden aktiv genutzt. Besonders die Fahrer teilen dort eigene Beiträge, darunter Fotos von unterwegs oder selbst erstellte Videos rund um aktuelle Transporte. So entsteht nach und nach ein Einblick in die verschiedenen Arbeitsbereiche, der im klassischen Büroalltag oft fehlt.
Mitarbeitende können ihre Ideen einbringen
Neben der Informationsvermittlung soll „Weets Inside“ auch Raum für Dialog schaffen. Deshalb hat das Unternehmen ein eigenes Ideen- und Kritikforum eingerichtet. „Wir haben in der Mitarbeiter-App ein eigenes Ideen- und Kritikforum erstellt, damit Mitarbeitende schnell ihre Ideen und Anregungen teilen und wir als Unternehmen darauf reagieren können“, erklärt Nanninga. Die Hürde, eine Rückmeldung zu geben, wird dadurch geringer. Mitarbeitende müssen nicht erst persönlich zu einer Führungskraft gehen, um ein Anliegen anzusprechen. Gleichzeitig bekommt das Unternehmen einen direkten Einblick in Themen, die die Belegschaft beschäftigen. Dass daraus auch konkrete Veränderungen entstehen können, zeigt ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Mitarbeitende hatten angemerkt, dass es zu wenig Möglichkeiten gab, Fahrräder abzustellen. Daraufhin organisierte das Unternehmen einen großen Fahrradcontainer. Die Mitarbeiter-App wird damit nicht nur zum Informationskanal, sondern auch zu einer Möglichkeit, Rückmeldungen aus der Belegschaft aufzunehmen und sichtbar darauf zu reagieren.
Besser informiert – Zugehörigkeitsgefühl steigt
Für die Weets Gruppe geht es bei der Mitarbeiter-App letztlich um mehr als um digitale Kommunikation. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten, in verschiedenen Berufsgruppen und mit unterschiedlichen Arbeitszeiten stärker am Unternehmen teilhaben können. „Wir wollen nicht mehr, dass Mitarbeitende bestimmte Informationen als Letzte erfahren. Deswegen setzen wir da sehr viel Energie rein, dass sich die Mitarbeitenden besser informiert fühlen“, sagt Bakovic. Die Mitarbeiter-App soll damit auch einen Beitrag zur Mitarbeiterbindung leisten. Denn wer regelmäßig über Entwicklungen informiert wird, eigene Ideen einbringen kann und auch abseits des eigenen Arbeitsplatzes mitbekommt, was im Unternehmen passiert, fühlt sich besser dem Unternehmen zugehörig. „Aus Marketingsicht ist es tausendmal einfacher, alle Mitarbeitenden darüber zu erreichen. Aber auch für die Mitarbeitenden selbst ist es eine Bereicherung, dass sie Teil des Ganzen sind und nicht einfach eine Nummer sind, weil sie mit dem LKW unterwegs sind.“ Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist das für die Weets Gruppe ein wichtiger Aspekt. Die Erwartung ist langfristig, dass eine bessere interne Kommunikation auch dazu beitragen kann, Mitarbeitende stärker an das Unternehmen zu binden. „Ich glaube, langfristig wird sich die Mitarbeiter-App bemerkbar machen und wir werden weniger Abgänge haben.“
Zukunftspläne für digitales Onboarding
Die Entwicklung von „Weets Inside“ ist dabei noch nicht abgeschlossen. Künftig soll die Mitarbeiter-App noch stärker für das Onboarding eingesetzt werden. Neue Mitarbeitende könnten dadurch von Anfang an gezielt durch die ersten Schritte im Unternehmen begleitet werden. Auch darüber hinaus soll die Mitarbeiter-App Schritt für Schritt weiterentwickelt werden. Für das Team ist dabei gerade die Flexibilität ein wichtiger Vorteil. „Bei LOLYO hat man flexible Möglichkeiten, die Mitarbeiter-App so zu gestalten, wie sie zum Unternehmen passt und welche Funktionen man braucht. Man kann selbst kreativ werden und entscheiden: Was brauchen wir, was brauchen wir nicht?“ Gleichzeitig hat die Weets Gruppe aus der bisherigen Einführung gelernt, dass eine Mitarbeiter-App nicht allein durch ihre technische Bereitstellung erfolgreich wird. Sie muss mit Leben gefüllt und dauerhaft genutzt werden. „Als Tipp ist auf jeden Fall wichtig, dass man vorher mit einem bestimmten Plan an die Einführung herangeht. Man sollte nicht einfach sagen: Wir machen das jetzt und lassen es so laufen. Man muss planen, was man überhaupt braucht und wie man die Mitarbeitenden auch wirklich in der Mitarbeiter-App hält.“
Praktisch – flexibel – nachhaltig
Für die Weets Gruppe ist die Mitarbeiter-App damit inzwischen weit mehr als ein digitaler Ersatz für Mitarbeiterschreiben. „Weets Inside“ bündelt Informationen, erleichtert den direkten Kontakt, gibt Mitarbeitenden eine Stimme und bringt Menschen miteinander in Verbindung, die sich im Arbeitsalltag sonst nur selten begegnen. Celine Bakovic fasst ihre Erfahrung mit drei Worten zusammen: „LOLYO ist praktisch, flexibel, nachhaltig.“ Auch für die Zukunft soll die Mitarbeiter-App deshalb weiter Teil der internen Entwicklung bleiben. Denn die eigentliche Veränderung besteht nicht allein darin, zu verschicken. Es geht darum, dass Informationen tatsächlich alle erreichen und Mitarbeitende unabhängig von Arbeitsplatz, Standort oder Arbeitszeit stärker am gemeinsamen Unternehmen teilhaben können.
