Rund 1.600 Buslenker:innen, zahlreiche Betriebe und Mitarbeitende in fast ganz Österreich: Die Dr. Richard Gruppe nutzt die LOLYO Mitarbeiter-App DoRi, um interne Kommunikation und digitale Services an einem gemeinsamen Ort zusammenzuführen.
Ein Teil der Belegschaft sitzt im Büro. Ein anderer Teil verbringt den Arbeitstag auf der Straße. Rund 1.600 der insgesamt 1.900 Mitarbeitenden der Dr. Richard Gruppe sind als Buslenker:innen unterwegs. Dazu kommen unter anderem Werkstattmitarbeiter:innen, Taxilenker:innen und Angestellte. Die Beschäftigten arbeiten in nahezu allen österreichischen Bundesländern und damit unter sehr unterschiedlichen Bedingungen. Eine zentrale Frage war deshalb: Wie lässt sich eine so vielfältige und mobile Belegschaft zuverlässig erreichen? Bei DR. RICHARD wurde daraus ein Projekt für eine eigene Mitarbeiter-App. Heute heißt sie DoRi und begleitet die Kommunikation ebenso wie zahlreiche alltägliche Abläufe.
Bernhard Hanreich, HR-Leiter, Dr. Richard Gruppe:
„Es ist eine schnelle, moderne und teilweise auch lustige Kommunikation. Es bringt viel mehr Nähe, als es per E-Mail möglich ist.“
Digitale Lösung für bessere Kommunikation
Der Anstoß für das Projekt „Mitarbeiter-App“ entstand aus den eigenen Mitarbeiterbefragungen. Dort zeigte sich wiederholt, dass interne Kommunikation ein Thema war, das verbessert werden sollte. Dass die Stimmen der Mitarbeitenden bei Dr. Richard einen hohen Stellenwert haben, zeigt auch die diesjährige Auszeichnung als Great Place to Work. Julia Bach-Kofranek aus Recruiting und Personalentwicklung griff die Idee einer Mitarbeiter-App auf und setzte das Projekt federführend um.Dort zeigte sich wiederholt, dass interne Kommunikation ein Thema war, das verbessert werden sollte. Julia Bach-Kofranek aus Recruiting und Personalentwicklung griff die Idee einer Mitarbeiter-App auf und setzte das Projekt federführend um. Für die Auswahl nahm sich das gesamte Team bewusst Zeit. Verschiedene Lösungen wurden verglichen und über einen längeren Zeitraum ausprobiert. „Wir haben uns über einen längeren Zeitraum verschiedene Mitarbeiter-Apps angeschaut und getestet und sind dann zu dem Schluss gekommen, dass LOLYO für unsere Bedürfnisse am besten passt“, erzählt Bach-Kofranek. Im Mittelpunkt stand dabei nicht nur die Frage, welche Funktionen verfügbar sind. Ebenso wichtig war, wie leicht die Lösung von unterschiedlichen Mitarbeitergruppen angenommen werden kann. „Für uns war entscheidend, dass die Mitarbeiter-App auch für nicht so computeraffine Kolleg:innen einfach zu bedienen und intuitiv ist. Sie funktioniert logisch, ähnlich wie typische Social-Media-Kanäle, sodass man schnell weiß, wo man hinkommt“, so Bach-Kofranek.
DoRi kommt aus der Belegschaft
Schon vor dem Start wurde die Belegschaft in das Projekt einbezogen. Für die Namensfindung konnten Mitarbeitende ihre Vorschläge einreichen. Rund 25 bis 30 Ideen kamen zusammen. Das Ergebnis:DoRi, abgeleitet von Doktor Richard. HR-Leiter Bernhard Hanreich erinnert sich: „Wir haben die Mitarbeitenden in der Vorbereitungsphase nach Vorschlägen gefragt, und daraus ist DoRi für Doktor Richard entstanden.“ Auch die Struktur der Mitarbeiter-App orientiert sich an der Organisation des Unternehmens. Neben Inhalten für die gesamte Gruppe können einzelne Betriebe eigene Bereiche bespielen. Dafür lassen sich verschiedene Administratorrollen vergeben. „Die unterschiedlichen Administratorrollen finde ich sehr gut, weil wir als Unternehmensgruppe für einzelne Betriebe eigene Administratoren einsetzen können“, erklärt Bach-Kofranek. Damit lässt sich die Kommunikation einerseits zentral denken und andererseits dort konkretisieren, wo die Informationen entstehen.
Ein digitaler Begleiter für den Arbeitsalltag
DoRi wird bei DR. RICHARD für weit mehr eingesetzt als für klassische Nachrichten. Die Mitarbeiter-App bündelt unter anderem Informationen und Zugänge, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag benötigen. „DoRi soll für unsere Mitarbeitenden der zentrale Anlaufpunkt sein. Für die Lenker:innen gilt: Sie finden dort ihren Lohnzettel, Notfallnummern, Kontakte zu Vorgesetzten, das Formular für Krankmeldungen, Links zur Zeiterfassung und mehr“, sagt Hanreich. Auch einzelne Prozesse wurden direkt integriert. Bei einer Krankmeldung lässt sich aus dem Formular heraus der Anruf starten und die Bestätigung anschließend mitsenden. „Das finde ich großartig: Man klickt im Formular auf die Telefonnummer, der Anruf wird direkt aufgebaut, und die Krankenstandsbestätigung kann man gleich mitschicken“, so Hanreich. Hinzu kommen direkte Verlinkungen zu internen Anwendungen.
Julia Bach-Kofranek, Recruiting & Personalentwicklung, Dr. Richard Gruppe:
„Die usergenaue Abrechnung finde ich sehr transparent und fair.“
Vom Infoverteiler zur gelebten Kommunikation
Besonders deutlich zeigt sich die Nutzung bei Neuigkeiten und Chats. Informationen können gezielt ausgespielt und teilweise mit Lesebestätigungen versehen werden. Gleichzeitig haben sich regionale Chatgruppen entwickelt, beispielsweise für Buslenker aus einer bestimmten Region. Zum Zeitpunkt des Interviews waren bereits rund 1.700 aktive Benutzer registriert. Besonders aussagekräftig ist für Bach-Kofranek die Entwicklung der Chats: „Seit Jänner haben wir ungefähr 60.000 Chatnachrichten, davon allein 15.000 im letzten Monat. In der Statistik sieht man richtig, wie die Kurve schön nach oben geht.“ Die Art der Kommunikation hat sich aus Sicht von Bernhard Hanreich positiv verändert. Er beschreibt DoRi nicht nur als schnelleren Kanal, sondern als digitales Medium mit einer anderen Dynamik: „Es ist eine schnelle, moderne und teilweise auch lustige Kommunikation. Es bringt viel mehr Nähe, als es per E-Mail möglich ist.“ Gewinnspiele und ein Tippspiel zur Fußball-Weltmeisterschaft brachten zusätzlich Interaktion in die Mitarbeiterkommunikation. Für Hanreich liegt genau darin eine besondere Qualität: „Es ist einfach lebendig. Es tut sich etwas, die Kollegen kommentieren und am Schluss gibt es zum Beispiel ein Foto von den Gewinnern. Es hat eine gewisse Dynamik, Lebendigkeit und Geschwindigkeit, die man in einer anderen Kommunikationsform nicht schafft.“
Wenn aus Kommunikation ein Workflow wird
Mit der Nutzung kommen bei DR. RICHARD zunehmend automatisierte Abläufe hinzu. Anfragen können direkt an die zuständigen Empfänger weitergeleitet werden. Auch Benefits und Umfragen werden über DoRi organisiert. Ein Beispiel ist das Freiticket für den Sightseeing-Bus in Wien. Bach-Kofranek beschreibt den Ablauf bewusst einfach: „Wenn ein Mitarbeiter ein Freiticket für den Sightseeing-Bus in Wien möchte, klickt er im Formular auf ‚Ich will das‘ und bekommt das Ticket zugeschickt.“ Auch beim Business Run in Wien wurde die Mitarbeiter-App für eine Umfrage eingesetzt. „Wir haben sehr viele Dinge automatisiert und können Vorgänge direkt an die richtigen Empfänger weiterleiten. Auch Umfragen funktionieren sehr gut. Es geht einfach sehr direkt, unkompliziert und schnell“, sagt Bach-Kofranek. DoRi übernimmt damit inzwischen auch Aufgaben, die zuvor über unterschiedliche Wege organisiert wurden. So ersetzt die Mitarbeiter-App bei DR. RICHARD auch den früheren vierteljährlichen Newsletter, mit dem neue Projekte sowie Betriebe und Abteilungen vorgestellt wurden.
Onboarding & E-Learning
Der Einsatz neuer Mitarbeitenden beginnt nicht erst im laufenden Arbeitsalltag. Neue Kolleginnen und Kollegen werden in den ersten Arbeitstagen schrittweise über DoRi mit Informationen versorgt. Dazu kommt eine Onboarding-To-do-Checkliste, über die Vorgesetzte den Stand der einzelnen Punkte nachvollziehen können. Auch Feedbackbögen nach der Probezeit laufen über die Mitarbeiter-App. Parallel dazu wird LOLYO Learning weiter aufgebaut. Im Interview nennt Bach-Kofranek digitale Sicherheitsunterweisungen sowie eine eigene Schulung für Disponenten. Kurze Quizze sollen dabei helfen, Inhalte zwischen den Schulungen wieder aufzugreifen. Damit erweitert sich das Einsatzgebiet von DoRi Schritt für Schritt: vom ersten Kontakt mit neuen Mitarbeitenden bis zu laufenden Informationen, internen Services und Weiterbildung.
Perfektes Erscheinungsbild: eigenes Corporate Design
Auch die optische Gestaltung der Mitarbeiter-App wurde auf DR. RICHARD zugeschnitten. Das eigene Logo, die Farben und das Corporate Design finden sich in DoRi komplett wieder. „Was ich sehr schön finde, ist, dass man die Mitarbeiter-App wirklich individuell designen kann. Das Logo-Icon, die Farben und das gesamte Branding entsprechen der Corporate Identity von DR. RICHARD. Das finde ich wirklich super“, freut sich Bach-Kofranek.
Mitarbeiter-App mit individuellem Potential und Zukunft
Der Start der Mitarbeiter-App wurde bei DR. RICHARD intensiv begleitet. Betriebe und Disponenten wurden früh eingebunden, Fragen beantwortet und Schulungen sowie Informationsveranstaltungen durchgeführt. Auch nach dem Rollout blieb Raum für Rückmeldungen aus den Betrieben. Das zeigt sich für Bach-Kofranek auch daran, dass Mitarbeitende heute selbst Vorschläge machen, wie DoRi für ihre jeweiligen Bereiche weiter genutzt werden könnte: „Was mir auffällt: Die Kollegen haben wirklich viele Ideen, wie wir die Mitarbeiter-App noch besser und betriebsspezifischer nutzen könnten.“ So wächst DoRi immer weiter und sorgt im Unternehmen für sichere interne Kommunikation – natürlich DSGVO konform. Bernhard Hanreich zeigt sich zufrieden: „Mir hat sehr gut gefallen, dass LOLYO ein österreichisches Unternehmen ist. Man weiß, wo die Daten liegen, die Kommunikation ist schnell und gut und auch der Support funktioniert einwandfrei.“ Bei DR. RICHARD geht es in der internen Kommunikation längst nicht mehr nur darum, Informationen zu verteilen. Mit der Mitarbeiter-App DoRi wurde ein gemeinsamer digitaler Zugang für Mitarbeitende geschaffen, deren Arbeitsalltag kaum unterschiedlicher sein könnte.